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A Continuación presentamos una lista de los servicios más comunes que se realizan en la Notaría, junto con una pequeña descripción, las cuales no son necesariamente definiciones legales, sino, más bien explicaciones simples para nuestros clientes.

Los servicios pueden  clasificarse en cuatro grupos:

 

Tramites de Mesón:

  • Declaración jurada

Documento que constituye una manifestación unilateral de voluntad que hace una persona, respecto de un hecho que necesita acreditar, con la fe del atestado notarial. Las declaraciones juradas más frecuentes son; de renta, estado civil, carga familiar, extravío de licencia de conducir.

  • Carta poder

Documento en virtud del cual una persona encarga a otra la ejecución de alguna gestión de carácter administrativo, ante organismos públicos o privados, como por ejemplo, bancos o instituciones financieras, organismos previsionales y de salud u otros.

En general, este documento tiene por objeto conferir poder a otra persona para realizar gestiones que no requieren de la solemnidad de una escritura pública.

  • Transferencia de vehículos

Contrato celebrado por instrumento privado mediante el cual el dueño de un vehículo lo vende, cede y transfiere a un tercero, encargando al oficio notarial el pago de los impuestos pertinentes y la inscripción en el Registro Nacional de Vehículos Motorizados.

La Notaría únicamente recibe los fondos inherentes al pago de los impuestos y derechos de inscripción y los remite a los organismos correspondientes. Una vez finalizada la gestión el nuevo padrón del vehículo es remitido directamente al domicilio del adquirente.

Puede otorgarse poder especial a otra persona para efectos de la transferencia.

  • Certificado de estado civil

Documento que puede emanar del propio interesado, quien a través de una declaración jurada señala su estado civil. El certificado puede consistir también en una declaración formulada por dos testigos que dan fe del actual estado civil de una persona.

  • Contrato de trabajo

El contrato individual de trabajo es una convención por la cual el empleador y el trabajador se obligan recíprocamente, éste a prestar servicios personales bajo dependencia y subordinación del primero, y aquél a pagar por estos servicios una remuneración determinada. (Art. 7 Código del Trabajo).

El contrato de trabajo de extranjeros debe contener cláusulas especiales sobre régimen previsional.

  • Autorización de viaje

Documento que exige Policía Internacional para permitir la salida de un menor de 18 años al extranjero. El permiso debe concederlo el padre, la madre u otro representante legal según corresponda; se extiende en triplicado y se exige la cédula de identidad de todos los participantes en el acto. En el caso de extranjeros, el pasaporte o documento de identificación con que se les permitió su ingreso al país. Debe acreditarse la filiación del menor con los instrumentos públicos respectivos (Libreta de Familia, certificado de nacimiento).

  • Autorización para trabajar

La ley permite que un menor de 18 años y mayor de 15, desarrolle actividades remuneradas, en tanto cuente con la autorización de su representante legal. Son representantes legales de una persona el padre o la madre, el adoptante y su tutor o curador (Art. 43 Código Civil).

Este documento debe extenderse ante Notario, y es un resguardo que la ley establece para evitar que el empleador incurra en sanciones por infracción de las leyes laborales.

  • Contrato de arrendamiento

El arrendamiento es un contrato en que dos partes se obligan recíprocamente, la una a conceder el goce de una cosa, o a ejecutar una obra o prestar un servicio, y la otra a pagar por este goce, obra o servicio un precio determinado. (Art. 1915 Código Civil).

Puede ser redactado directamente por las partes, si lo otorgan por instrumento privado.

  • Contrato de compraventa de bien mueble

La compraventa es un contrato en que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero. Aquélla se dice vender y ésta comprar. El dinero que el comprador da por la cosa vendida, se llama precio. (Art. 1.793 del Código Civil).

Puede ser redactado directamente por las partes si celebran el contrato por instrumento privado.

  • Carta renuncia

La renuncia voluntaria de una persona a su trabajo debe hacerse mediante una carta firmada ante Notario. Este documento lo exige el empleador para extender el respectivo finiquito y acreditar la causa legal que lo motiva.

  • Documentos en custodia con instrucciones notariales

Se trata generalmente de instrumentos de pago (cheques, letras, vales vista u otros) que se dejan bajo la custodia del notario con instrucción de entregarlos a sus beneficiarios, una vez cumplidas las condiciones que fijan las personas de quienes emanan esas instrucciones.

Para el mismo efecto puede dejarse también algún objeto o especie determinada, como, por ejemplo, las llaves de un inmueble.

  • Autorización de letras de cambio, pagarés y protesto de estos instrumentos

Es aconsejable que las firmas de los obligados por estos instrumentos mercantiles sean autorizadas por un Notario, ya que de esta forma adquieren mérito ejecutivo y su cobro judicial se hace mucho más rápido y expedito.

El protesto es la diligencia en que el Notario deja constancia de la no aceptación, de la falta de aceptación o del no pago del documento. Generalmente el protesto se realiza en el lugar que señala el aviso de citación (por lo general, el oficio del notario), en el primero o segundo día hábil siguiente al de la fecha de entrega del aviso, sin considerar los sábados.

  • Salvoconductos

La ley 20.227 reemplazó algunas de las funciones de Carabineros de Chile, otorgando esta facultad a las notarías. Entonces el salvoconducto es reemplazado por una Declaración Jurada que debe realizarse ante notario con competencia en la comuna en que el declarante tiene actualmente su domicilio.

  • Declaración de soltería

Se efectúa a través de la declaración de dos testigos quienes declaran conocer al interesado y señalan que les consta que su estado civil es soltero, y deben firmar esta declaración acreditando su identidad con su cédula de identidad.

  • Declaración de supervivencia

Puede efectuarse de dos formas, La primera a través de una declaración que la otorga el propio interesado debiendo acreditar con su presencia, firma y cédula de identidad que se encuentra vivo o bien a través de la declaración de dos testigos quienes declaran que el interesado se encuentra vivo.

Escrituras Públicas.

  • Escrituras públicas

Son tales los instrumentos públicos o auténticos autorizados con las solemnidades legales por un notario e incorporados en su protocolo o registro público. El instrumento público hace plena fe en cuanto al hecho de haberse otorgado y su fecha, pero no en cuanto a la verdad de las declaraciones que en él hayan hecho los interesados. En esta parte no hace plena fe sino contra los declarantes (Arts. 1.699 y 1.700 del Código Civil).

Deben constar por escritura pública todos los actos y contratos para los que la ley exige esta solemnidad, como por ejemplo, la compraventa de bienes raíces y la constitución de derechos reales sobre ellos (V. gr.: usufructo, uso o habitación, servidumbres activas, hipotecas).

Pero también todo acto o contrato puede ser otorgado por escritura pública, aunque no exista norma legal que establezca esta exigencia. La ventaja de la escritura pública deriva del hecho de que da al acto o contrato plena fe de haberse ejecutado o celebrado y de la fecha en que se ejecutó o celebró y la certeza de que la escritura queda incorporada para siempre al protocolo del notario.

  1. Copia de la escritura mediante la cual se adquiría esa propiedad.

  2. Certificado de Dominio Vigente otorgado por el Conservador de Bienes Raíces que corresponda.

  3. Certificado de Hipotecas y Gravámenes de 30 años otorgado por el mismo Conservador de Bienes Raíces.

  4. Certificado de Tesorería que acredite que la propiedad no tiene deudas de contribuciones.

  5. Certificado de no expropiación otorgado por el Serviú y otro por la Municipalidad que corresponda al domicilio de la propiedad que se vende. Con todos los antecedentes descritos anteriormente, se debe solicitar la asesoría de un abogado para que en base a dichos documentos estudie los títulos de la propiedad y confeccione un borrador de la escritura de compraventa. Con ese borrador la Notaría confecciona la escritura pública respectiva, de la cual, una vez firmada por las partes, se otorgan copias para inscribir en el Conservador de Bienes Raíces respecto a la transferencia.

Como su nombre lo indica, esta figura procede cuando lo que se transfiere no es el inmueble mismo, sino un porcentaje de los derechos sobre él.

El testamento es un acto más o menos solemne, en que una persona dispone del todo o de una parte de sus bienes para que tenga pleno efecto después de sus días, conservando la facultad de revocar las disposiciones contenidas en él, mientras viva. (Art. 999 Código Civil).

El testamento es solemne o menos solemne. El primero es aquel en que se han observado todas las solemnidades que la ley ordinariamente requiere. El segundo, que se llama también privilegiado, es aquel en que pueden omitirse algunas de esas solemnidades, por consideración a circunstancias particulares, determinadas expresamente por la ley.

El testamento solemne otorgado ante notario puede ser abierto o cerrado. Testamento solemne abierto (llamado también nuncupativo o público), es aquel en que el testador hace saber sus disposiciones a tres testigos en presencia del notario.

Testamento solemne cerrado (llamado también secreto), es aquel en que los testigos y el notario no tienen conocimiento de las disposiciones del testador. Este tipo de testamento debe otorgarse ante tres testigos. Todo testamento solemne es siempre escrito y los testigos deben ser hábiles en los términos del artículo 1.012 del Código Civil (Sobre testigos hábiles, ver nuestra sección "Preguntas Frecuentes". ¿Cómo puedo otorgar un testamento?). Los testamentos solemnes pueden ser otorgados en la notaría o en el lugar que designe el testador (domicilio, establecimiento asistencial, lugar de residencia, etc.). Pero en este último caso el notario debe tener jurisdicción en dicho lugar. En éste, se constituirán el notario y los testigos. Recomendamos coordinar con la debida anticipación el otorgamiento de los testamentos solemnes, de manera de asegurar la disponibilidad del notario y la presencia del testador y los testigos el día y hora que oportunamente se fijen.


Quienes no son hábiles para testar.

El artículo 1.005 del Código Civil establece que no lo son:
El impúber, esto es, varón que no ha cumplido 14 años y mujer que no ha cumplido 12
El que se halle en interdicción por causa de demencia
El que actualmente no esté en su sano juicio por ebriedad u otra causa
Todo quien no pueda expresar su voluntad claramente
Las personas no comprendidas en esta enumeración son hábiles para testar.

Testamento de personas minusválidas sensoriales.

Los ciegos, sordos o sordomudos pueden otorgar testamento solemne en los términos que establece el art. 1.019 del Código Civil.

- Testamento de personas que no pueden entender o ser entendidas a viva voz.

Sólo pueden otorgar testamento cerrado.

  • Sociedades

La sociedad o compañía es un contrato en que dos o más personas estipulan poner algo en común con la mira de repartir entre sí los beneficios que de ello provengan. La sociedad forma una persona jurídica distinta de los socios individualmente considerados (Código Civil, artículo 2.053). Para mayor información sobre sociedades ver nuestra sección "Preguntas Frecuentes".

"El mandato es un contrato en que una persona confía la gestión de uno o más negocios a otra, que se hace cargo de ellos por cuenta y riesgo de la primera".

La persona que confiere el encargo se llama comitente o mandante, y la que lo acepta, apoderado, procurador, y en general, mandatario." (Art. 2116 Código Civil).

Si el mandato comprende uno o más negocios especialmente determinados, se llama especial; si se da para todos los negocios del mandante, es general; y lo es también si se da para todos, con una o más excepciones determinadas (Art. 2.130 Código Civil). Cabe señalar, sin embargo, que el encargo que es objeto del mandato puede hacerse también por instrumento privado, cuando la ley no exige instrumento público. Pero en un juicio, la prueba testimonial del mandato que conste en instrumento privado se admitirá sólo conforme a las reglas generales que rigen la materia (Art. 2.123 Código Civil).

  • Escrituras públicas e intervención de abogados

De acuerdo con el artículo 413 del Código Orgánico de Tribunales, las escrituras públicas de constitución, modificación, resciliación o liquidación de sociedades, de liquidación de sociedades conyugales, de partición de bienes, escrituras constitutivas de personalidad jurídica, de asociaciones de canalistas, cooperativas, contratos de transacciones y contratos de emisión de bonos de sociedades anónimas, sólo podrán ser extendidas en los protocolos notariales sobre la base de minutas firmadas por algún abogado.

Si bien el artículo 413 del Código Orgánico de Tribunales no menciona las escrituras de compraventa de bienes raíces, es altamente conveniente que sean confeccionadas por abogado. En efecto, se trata del término de una operación compleja que abarca desde las primeras negociaciones, que pueden incluir una promesa de compraventa, el estudio de títulos y las cláusulas especiales del contrato definitivo. Debe tenerse presente que las promesas y contratos definitivos pueden ir acompañados de instrucciones notariales sobre la forma y condiciones de cumplimiento del contrato, como por ejemplo, pago del precio, entrega material de la propiedad, etc., siendo de toda conveniencia que esas instrucciones sean redactadas por abogado.

Visitas o Inspecciones.

  • Visitas e inspecciones

En ocasiones se hace necesario o conveniente que el Notario concurra personalmente a un lugar para dar fe de un hecho determinado, como puede ser el estado actual de un bien mueble (vehículo después de un choque) o de un inmueble (situación de una propiedad después que sus ocupantes la han desocupado).

Según la definición legal, los notarios son ministros de fe pública encargados de autorizar y guardar en su archivo los instrumentos que ante ellos se otorgaren, de dar a las partes interesadas los testimonios que pidieren, y de practicar las demás diligencias que la ley les encomiende (Art. 399 C.O.T.). Estas visitas o inspecciones conforman una de las funciones de los notarios y, así, el número 6 del art. 401 del C.O.T. señala como tales: "En general, dar fe de los hechos para que fueren requeridos y que no estuvieren encomendados a otros funcionarios". Con estas visitas o inspecciones se trata de acreditar un hecho o circunstancia real y actual, aún cuando posteriormente puedan cambiar o desaparecer.

De la visita o inspección el notario puede levantar un acta circunstanciada o una certificación (Por ejemplo de fotografías); todo ello, según sea la situación de que se trate, pero siempre y cuando, como lo dice la ley, los hechos de que debe dar fe no correspondan a la actuación de otros funcionarios.

Para las visitas o inspecciones recomendamos coordinarlas en forma previa con la Notaría, ya que no siempre es posible la disponibilidad inmediata del notario.

 

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